Alasan belajar dengan sistem e-learning?

Mahalnya biaya pendidikan yang harus dikeluarkan, yang tidak sebanding dengan pendapatan yang diterima merupakan bagian dari permasalahan bidang pendidikan nasional. Salah satu solusi, sekarang ini banyak berkembang cara belajar dengan sistem jarak jauh yang tidak harus tatap muka antara murid dengan guru secara pisik dan juga tidak ada pembatasan umur, bahkan melalui dunia maya yang disebut e-learning dapat dilakukan secara mandiri. Kemudian kalau ditelusuri, kemauan dan kemandirian yang kuat untuk belajar terbukti ikut menentukan sukses seseorang. Banyak orang sukses ternyata bukan karena tingginya pendidikan formal yang pernah ditempuhnya, namun banyak yang sukses dari belajar secara mandiri dan kemauan yang kuat. Lebih mudah lagi, saat ini didukung dengan fasilitas pembelajaran dengan menggunakan Teknologi Informasi Internet/E-Learning.

E-Learning sangat potensial untuk membuat proses belajar lebih efektif sebab peluang siswa untuk berinteraksi dengan guru, teman, maupun bahan belajarnya terbuka lebih luas. Siswa dapat berkomunikasi dengan gurunya kapan saja, yaitu melalui e-mail. Demikian juga sebaliknya. Sifat komunikasinya bisa tertutup antara satu siswa dengan guru atau bahkan bersama-sama melalui papan buletin..

E-learning ini juga sebagai proses pembelajaran melalui media internet, intranet dan CD-Rom. Sistem pembelajaran ini dapat dilakukan kapan saja, di mana saja dan mandiri, yang penting ada komputer atau internet kalau online. Dengan demikian kegiatan belajar menjadi sangat fleksibel karena dapat disesuaikan dengan ketersediaan waktu para siswa/mahasiswa atau siapapun yang ingin belajar.
Oleh karena itu ada baiknya proses pembelajaran e-learning ini dapat diimplementasikan dan dimanfaatkan Kementerian Koperasi dan UKM dalam memberikan materi pembelajaran dan memotivasi masyarakat terutama dalam memberikan pengetahuan dan wawasan tentang Koperasi dan UKM, serta dalam rangka menumbuhkembangkan wirausaha baru. Penyajian modul-modul dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan disajikan secara terus menerus serta berkesinambungan. Dengan demikian masyarakat maupun pelaku KUKM dapat mengaksesnya dengan mudah dan murah serta dapat memilih materi yang diinginkan. Untuk itulah maka Tim Smecda.com mencoba melakukan penjajakan sistem e-learning masuk dalam bagian sistem jaringan yang ada sekarang.

Jaya Kumar C. Koran (2002), mendefinisikan e-learning sebagai sembarang
pengajaran dan pembelajaran yang menggunakan rangkaian elektronik (LAN, WAN,
atau internet) untuk menyampaikan isi pembelajaran, interaksi, atau bimbingan. Ada
pula yang menafsirkan e-learning sebagai bentuk pendidikan jarak jauh yang
dilakukan melalui media internet. Sedangkan Dong (dalam Kamarga, 2002)
mendefinisikan e-learning sebagai kegiatan belajar asynchronous melalui perangkat
elektronik komputer yang memperoleh bahan belajar yang sesuai dengan
kebutuhannya.
Rosenberg (2001) menekankan bahwa e-learning merujuk pada penggunaan
teknologi internet untuk mengirimkan serangkaian solusi yang dapat meningkatkan
pengetahuan dan keterampilan. Hal ini senada dengan Cambell (2002), Kamarga
(2002) yang intinya menekankan penggunaan internet dalam pendidikan sebagai
hakekat e-learning. Bahkan Onno W. Purbo (2002) menjelaskan bahwa istilah “e”
atau singkatan dari elektronik dalam e-learning digunakan sebagai istilah untuk
segala teknologi yang digunakan untuk mendukung usaha-usaha pengajaran lewat
teknologi elektronik internet. Atau e-learning didefinisikan sebagai berikut : e-
Learning is a generic term for all technologically supported learning using an array
of teaching and learning tools as phone bridging, audio and videotapes,
teleconferencing, satellite transmissions, and the more recognized web-based
training or computer aided instruction also commonly referred to as online courses
(Soekartawi, Haryono dan Librero, 2002).
Internet, Intranet, satelit, tape audio/video, TV interaktif dan CD-ROM adalah
sebahagian dari media elektronik yang digunakan Pengajaran boleh disampaikan
secara ‘synchronously’ (pada waktu yang sama) ataupun ‘asynchronously’ (pada
waktu yang berbeda). Materi pengajaran dan pembelajaran yang disampaikan melalui
media ini mempunyai teks, grafik, animasi, simulasi, audio dan video. Ia juga harus
menyediakan kemudahan untuk ‘discussion group’ dengan bantuan profesional dalam
bidangnya.
Perbedaan Pembelajaran Tradisional dengan e-learning yaitu kelas
‘tradisional’, guru dianggap sebagai orang yang serba tahu dan ditugaskan untuk
menyalurkan ilmu pengetahuan kepada pelajarnya. Sedangkan di dalam pembelajaran
‘e-learning’ fokus utamanya adalah pelajar. Pelajar mandiri pada waktu tertentu dan
bertanggung-jawab untuk pembelajarannya. Suasana pembelajaran ‘e-learning’ akan
‘memaksa’ pelajar memainkan peranan yang lebih aktif dalam pembelajarannya.
Pelajar membuat perancangan dan mencari materi dengan usaha, dan inisiatif sendiri.
Khoe Yao Tung (2000) mengatakan bahwa setelah kehadiran guru dalam arti
sebenarnya, internet akan menjadi suplemen dan komplemen dalam menjadikan
wakil guru yang mewakili sumber belajar yang penting di dunia.
Dalam hal ini Cisco (2001) menjelaskan filosofis e-learning sebagai berikut:
e-learning merupakan penyampian informasi, komunikasi, pendidikan,
pelatihan secara on-line.
e-learning menyediakan seperangkat alat yang dapat memperkaya nilai
belajar secara konvensional (model belajar konvensional, kajian
terhadap buku teks, CD-ROM, dan pelatihan berbasis komputer)
sehingga dapat menjawab tantangan perkembangan globalisasi.
e-learning tidak berarti menggantikan model belajar konvensional di
dalam kelas, tetapi memperkuat model belajar tersebut melalui
pengayaan content dan pengembangan teknologi pendidikan.
Kapasitas siswa amat bervariasi tergantung pada bentuk isi dan cara
penyampaiannya. Makin baik keselarasan antar conten dan alat
penyampai dengan gaya belajar, maka akan lebih baik kapasitas siswa
yang pada gilirannya akan memberi hasil yang lebih baik.
Karakteristik e-learning, antara lain adalah :
Memanfaatkan jasa teknologi elektronik; di mana guru dan siswa,
siswa dan sesama siswa atau guru dan sesama guru dapat
berkomunikasi dengan relatif mudah dengan tanpa dibatasi oleh halhal
yang protokoler.
Memanfaatkan keunggulan komputer (digital media dan computer
networks).
Menggunakan bahan ajar bersifat mandiri (self learning materials)
disimpan di komputer sehingga dapat diakses oleh guru dan siswa
kapan saja dan di mana saja bila yang bersangkutan memerlukannya.
Memanfaatkan jadwal pembelajaran, kurikulum, hasil kemajuan
belajar dan hal-hal yang berkaitan dengan administrasi pendidikan
dapat dilihat setiap saat di komputer.
Teknologi Pendukung E-Learning
Dalam prakteknya e-learning memerlukan bantuan teknologi. Karena itu
dikenal istilah:computer based learning (CBL) yaitu pembelajaran yang sepenuhnya
menggunakan komputer;
computer assisted learning (CAL) yaitu pembelajaran yang
menggunakan alat bantu utama komputer.
Teknologi pembelajaran terus berkembang. Namun pada prinsipnya teknologi
tersebut dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu:
Technology based learning
Technology based web-learning
Technology based learning ini pada prinsipnya terdiri dari Audio Information
Technologies (radio, audio tape, voice mail telephone) dan Video Information
Technologies (video tape, video text, video messaging). Sedangkan technology based
web-learning pada dasarnya adalah Data Information Technologies (bulletin board,
Internet, e-mail, tele-collaboration).
Dalam pelaksanaan pembelajaran sehari-hari, yang sering dijumpai adalah
kombinasi dari teknologi yang dituliskan di atas (audio/data, video/data, audio/video).
Teknologi ini juga sering di pakai pada pendidikan jarak jauh (distance education),
dimasudkan agar komunikasi antara murid dan guru bisa terjadi dengan keunggulan
teknologi e-learning ini.
Di antara banyak fasilitas internet, menurut Onno W. Purbo (1997), “ada lima
aplikasi standar internet yang dapat digunakan untuk keperluan pendidikan, yaitu email,
Mailing List (milis), News group, File Transfer Protocol (FTC), dan World
Wide Web (WWW)”.
Secara lebih rinci Rosenberg (2001) mengkatagorikan tiga kriteria dasar yang ada
dalam e-learning, yaitu:
e-learning bersifat jaringan, yang membuatnya mampu memperbaiki
secara cepat, menyimpan atau memunculkan kembali,
mendistribusikan, dan sharing pembelajaran dan informasi.
Persyaratan ini sangatlah penting dalam e-learning, sehingga
Rosenberg menyebutnya sebagai persyaratan absolut.
e-learning dikirimkan kepada pengguna melalui komputer dengan
menggunakan standar teknologi internet. CD ROM, Web TV, Web
Cell Phones, pagers, dan alat bantu digital personal lainnya walaupun
bisa menyiapkan pesan pembelajaran tetapi tidak bisa digolongkan
sebagai e-learning.
e-learning terfokus pada pandangan pembelajaran yang paling luas,
solusi pembelajaran yang menggungguli paradikma tradisional dalam
pelatihan. Ada beberapa alternatif paradigma pendidikan melalui internet ini yang salah satunya adalah system “dot.com educational system” (Kardiawarman, 2000).
Paradigma ini dapat mengitegrasikan beberapa system seperti; (1) paradigma virtual
teacher resources, yang dapat mengatasi terbatasnya jumlah guru yang berkualitas,
sehingga siswa tidak haus secara intensif memerlukan dukungan guru, karena peranan
guru maya (virtual teacher) dan sebagian besar diambil alih oleh system belajar
tersebut. (2) virtual school system, yang dapat membuka peluang menyelenggarakan
pendidikan dasar, menengah dan tinggi yang tidak memerlukan ruang dan waktu.
Keunggulan paradigma ini daya tampung siswa tak terbatas. Siswa dapat melakukan
kegiatan belajar kapan saja, dimana saja, dan darimana saja. (3) paradigma cyber
educational resources system, atau dot com leraning resources system. Merupakan
pedukung kedua paradigma di atas, dalam membantu akses terhadap artikel atau
jurnal elektronik yang tersedia secara bebas dan gratis dalam internet.
Untuk dapat menghasilkan e-learning yang menarik dan diminati, Onno W.
Purbo (2002) mensyaratkan tiga hal yang wajib dipenuhi dalam merancang elearning,
yaitu “sederhana, personal, dan cepat”. Sistem yang sederhana akan
memudahkan peserta didik dalam memanfaatkan teknologi dan menu yang ada ,
dengan kemudahan pada panel yang disediakan, akan mengurangi pengenalan sistem
e-learning itu sendiri, sehingga waktu belajar peserta dapat diefisienkan untuk proses
belajar itu sendiri dan bukan pada belajar menggunakan sistem e-learning-nya.
Syarat personal berarti pengajar dapat berinteraksi dengan baik seperti
layaknya seorang guru yang berkomunikasi dengan murid di depan kelas. Dengan
pendekatan dan interaksi yang lebih personal, peserta didik diperhatikan
kemajuannya, serta dibantu segala persoalan yang dihadapinya. Hal ini akan
membuat peserta didik betah berlama-lama di depan layar komputernya.
Kemudian layanan ini ditunjang dengan kecepatan, respon yang cepat
terhadap keluhan dan kebutuhan peserta didik lainnya. Dengan demikian perbaikan
pembelajaran dapat dilakukan secepat mungkin oleh pengajar atau pengelola.
Untuk meningkatkan daya tarik belajar, Onno W. Purbo menambahkan
perlunya menggunakan teori games. Teori ini dikemukakan setelah diadakan sebuah
pengamatan terhadap perilaku para penggemar games komputer yang berkembang
sangat pesat. Bermain games komputer sangatlah mengasyikan. Para pemain akan
dibuat hanyut dengan karakter yang dimainkannya lewat komputer tersebut. Bahkan
mampu duduk berjam-jam dan memainkan permainan tersebut dengan senang hati.

e-Learning Strategy

e-Learning merupakan alat yang cukup efektif bagi sebuah organisasi, perusahaan maupun institusi untuk meningkatkan skill dan kemampuan para anggotanya. Namun hal tersebut juga bias menjadi bencana besar jika tidak dikelola dengan baik. Sehingga sumber daya begitu besar yang telah dikeluarkan untuk membangun sistem tersebut hanya terbuang percuma.

Oleh karena itu, dalam merencanakan sebuah sistim e-Learning kita harus dapat melihat, baik dari sisi eksternal maupun internal organisasi tersebut, agar semakin relevan saat implementasinya, dan tujuan e-Learning dapat berjalan secara efektif dan efisien, serta sukses untuk di masa yang akan datang. Tentu saja, keberhasilan adanya e-Learning tidak hanya mencakup kesesuaian antar literatur proses bisnis organisasi, tetapi juga tepatnya penggunaan teknologi yang bias dikatakan bagian utama dari proses pembelajaran secara e-Learning ini.

Dari sisi internal, para developer harus mengetahui respon user, seberapa besar mereka memiliki keinginan untuk mempelajari hal yang baru dengan menggunakan sistem e-Learning ini. Biasanya dapat dipancing dengan beberapa pertanyaan mendasar atau dengan menyebarkan poling dan angket untuk mengetahui persis keinginan dari si user. Apabila hasil analisis tersebut mendukung adanya e-Learning, maka kesimpulan sementara harus mengacu pada persyaratan organisasi secara keseluruhan.

Di sisi eksternal, kunci proses bisnis organisasi tersebut harus dapat diidentifikasikan. Misalnya seberapa penting e-Learning diperlukan, bagan struktural pegawai, biaya bisnis, dan pentingnya masalah investasi dan keuangan.

Dengan adanya e-Learning, maka organisasi dapat mereduksi beberapa biaya yang diperuntukkan untuk training user dan beberapa biaya operasional, terutama dengan masalah biaya akomodasi dan transportasi yang mendatangkan para partisipan dan juga trainer. Tetapi, ada kalanya e-Learning tidak mampu menggantikan peran trainer, karena sistem tetaplah sistem yang tidak mungkin untuk berinteraksi dan beradaptasi dengan jelas terhadap pengguna, sehingga dibutuhkan suatu mekanisme komitmen dalam berkomunikasi secara efektif seperti adanya technical support system atau reportase, seperti interaksi terhadap suatu pertanyaan atau pernyataan, baik secara online maupun offline.

Dalam mendesain e-Learning, banyak variabel kompleks yang didefinisikan. Dalam hal ini yang akan dibangun apakah dapat dikonversi secara penuh atau bertahap, mengingat adaptasi penggunaan media sangatlah sulit untuk diimplementasikan berdasarkan perilaku dan karakteristik pengguna itu sendiri. Kemudian teknik penyampaian harus jelas dan terstruktur, namun mudah dipahami. Misalnya diselingi beberapa pertanyaan untuk level tertentu seperti adanya pengadaan tes diawal dan atau diakhir pembelajaran, serta dibarengi oleh materi pokok yang bersangkutan bila diperlukan. Dan yang paling penting adalah dengan adanya bantuan internal maupun eksternal saat dibutuhkan

Proyek SisFo Kampus

Proyek Open Source SisFo Kampus (www.sisfokampus.net) adalah proyek untuk membuat sebuah Sistem Informasi Manajemen Perguruan Tinggi di Indonesia. Proyek Open Source SisFo Kampus bermula dari sebuah order pembuatan Sistem Informasi Manajemen Perguruan Tinggi dari sebuah institusi Pendidikan Tinggi di Jakarta. Di akhir masa kontrak pembuatannya, tim pengembang SisFo Kampus yang telah merasa sangat banyak berhutang budi pada produk-produk open source yang berlisensi GNU/GPL, ingin juga membuat produk sistem informasi manajemen perguruan tinggi ini menjadi proyek open source. Tentu dengan tujuan agar SisFo Kampus dapat memberikan manfaat bagi kita semua pada umumnya dan lingkungan pendidikan tinggi pada khususnya.

Tujuan

Menekan Biaya Implementasi Sistem Informasi Manajemen Perguruan Tinggi

SisFo Kampus menggunakan LAMP (Linux, Apache, MySQL, dan PHP) sebagai tulang punggungnya, dan dengan demikian sistem ini berbasiskan web yang menggunakan teknologi internet/intranet. Penggunaan LAMP terutama adalah untuk menekan seminimal mungkin biaya yang dapat ditimbulkan oleh SisFo Kampus dalam penerapannya. Penekanan biaya seminimal mungkin adalah karena dengan menggunakan LAMP, pengguna SisFo Kampus hampir tidak perlu mengeluarkan biaya lisensi untuk software/aplikasi yang dipakainya. Selain itu server yang menggunakan LAMP dapat dilakukan optimasi sehingga mesin server dapat menggunakan spesifikasi hardware yang relatif lebih rendah. Dan juga karena berbasiskan web, maka mesin client dapat memiliki spesifikasi yang relatif lebih rendah dari pada penggunaan aplikasi client/server. Pada mesin client cukup diinstal sistem operasi dan sebuah web browser.

Selain itu pengguna SisFo Kampus dalam implementasinya dapat dengan mudah mendapatkan dukungan (support), terutama karena komunitas pengembang, pendukung dan pengguna Linux (dan juga Apache, MySQL, PHP) yang telah amat marak, akan memudahkan pengguna dalam mengembangkan dan memelihara SisFo Kampus. Sebagian besar dari komunitas tersebut bahkan akan memberikan bantuan dengan cuma-cuma/gratis.

Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi Pengelolaan Perguruan Tinggi

Tentu saja penerapan Sistem Informasi Manajemen akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses atau operasi bisnis perguruan tinggi. Tetapi dengan SisFo Kampus diharapkan peningkatan efektivitas dan efisiensi ini akan lebih tinggi lagi. Terutama karena SisFo Kampus dengan jelas mendistribusikan proses atau operasi bisnis ke pelaku bisnis yang tepat. Misalnya: Dosen dapat secara langsung memasukkan nilai mahasiswa ke dalam database SisFo Kampus. Demikian pula mahasiswa dapat secara langsung mengisi KRS dari rumah. Ini semua tentu dengan aturan yang baku dengan keamanan yang ketat yang diadopsi oleh SisFo Kampus, sehingga distribusi proses/operasi bisnis dapat dilakukan dengan baik.

Dengan demikian tingkat pengawasan silang dapat dilakukan dengan cepat, mudah dan dari mana saja. Contohnya: mahasiswa dapat dengan segera mengetahui nilai hasil ujiannya, jumlah uang yang telah dibayarkannya ke kasir, dll. Wali atau orang tua mahasiswa pun dapat melihat kinerja mahasiswa dengan lebih transparan.

Membuat Sistem Informasi Manajemen yang Fleksibel

SisFo Kampus didesain dengan arsitektur sistem yang luwes/fleksibel. Modul dalam SisFo Kampus dibangun dengan sifat yang generik/umum sesuai dengan alur bisnis umum/standar perguruan tinggi di Indonesia. Tetapi karena SisFo Kampus memiliki arsitektur sistem yang luwes, penerapannya ke perguruan tinggi dapat dilakukan dengan mudah dan relatif cepat. Penambahan, penyesuaian, dan optimasi modul dapat dilakukan tanpa perlu mengubah sistem secara keseluruhan.

Selain itu SisFo Kampus juga sistem informasi manajemen yang tumbuh dan berkembang. Artinya bahwa SisFo Kampus dapat mengikuti dan turut dalam pertumbuhan dan perkembangan perguruan tinggi penggunanya. Tidak peduli apakah saat ini perguruan tinggi pengguna adalah sebuah institusi kecil mau pun institusi besar. Dan jika kelak institusi tersebut tumbuh dan berkembang, maka SisFo Kampus diharapkan tetap dapat turut membantu pengelolaan institusi tersebut. Contoh nyatanya adalah sebagai berikut: sebuah sekolah tinggi pengguna SisFo Kampus hanya memiliki satu fakultas dan beberapa jurusan dengan beberapa jenjang pendidikan. Tetapi beberapa tahun kemudian institusi tersebut berkembang dan berubah menjadi sebuah universitas dengan beberapa fakultas dan banyak jurusan beserta jenjang pendidikannya. Dengan SisFo Kampus, pertumbuhan dan perkembangan ini dapat diakomodasi dengan baik, mudah dan cepat. Dengan keluwesannya, SisFo Kampus dapat mengakomodasi perbedaan kebijakan yang mungkin akan berbeda untuk setiap fakultas atau pun jurusan.


Merangsang Pertumbuhan dan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Perguruan Tinggi di Indonesia.

Karena SisFo Kampus memiliki biaya implementasi yang relatif rendah, maka diharapkan pertumbuhan penggunaannya dapat lebih meningkat. Terutama karena mulai meningkatnya kesadaran pengelola bisnis perguruan tinggi akan pentingnya penggunaan sistem informasi manajemen yang tepat dan karena besarnya manfaat yang akan diperolehnya.

Selain itu karena SisFo Kampus adalah open source dan memiliki lisensi GNU/GPL, maka diharapkan menjadi perangsang tumbuh dan timbulnya perusahaan/individu pengembang dan pengimplementasi SisFo Kampus. Ini tentu akan merangsang semangat kewirausahaan para individu/perusahaan terutama di bidang TI.

IT Project Management dalam Birokrasi

Pada umumnya banyak kegiatan pembangunan dalam pemerintahan daerah diimplementasikan dalam wujud proyek-proyek. Karena itu kegiatan Pemerintah seringkali diidentikkan dengan proyek. Dan ini acap kali menjadi lahan basah yang diincar banyak pihak, termasuk berbagai rekanan Pemerintah Daerah dan broker-broker.

Sesuai dengan ketentuan baku pelaksanaan pembangunan daerah, sebuah proyek disusun dalam format birokrasi tertentu. Hanya saja, tidak semua prosedur dan persyaratan baku yang menjadi dasar perencanaan, pelaksanaan proyek hingga menghasilkan sebuah produk tertentu dipenuhi secara tertib. Satu hal yang simple adalah lemahnya penggunaan data sebagai dasar penyusunan perencaan dan implementasi proyek. Dasar asumsi masih cukup dominan untuk menyusun sebuah proyek Pemerintah. Termasuk di Pemerintah Kabupaten Kebumen.

Bagaimana dengan implementasi proyek Teknologi Informasi dalam Pemerintah Kabupaten Kebumen?


Sebagai satu-satunya lembaga teknis daerah yang bertugas membantu Bupati dalam pembangunan dan pengembangan Teknologi Informasi daerah, maka tugas pokok dan fungsi Pengelolaan Data Elektronik Kabupaten Kebumen bukan hanya mengelola E-Government saja, namun semua kegiatan pemerintahan dan kemasyarakatan yang menyangkut ke-Teknologi Informasi-an juga menjadi wilayah tanggungjawab Pengelolaan Data Elektronik Kebumen. Mendasarkan pada tugas pokok dan fungsi tersebut, maka visi Pengelolaan Data Elektronik Kebumen adalah “mewujudkan good governance dan pelayanan umum yang terbaik, promosi daerah serta peningkatan kesejahteraan masyarakat melalui Teknologi Informasi”.

Guna mewujudkan visi tersebut, maka Pengelolaan Data Elektronik Kebumen memiliki misi ke dalam (pemerintahan) dan misi kemasyarakatan. Beberapa misi yang diemban antara lain pembangunan, pengembangan dan pemeliharaan Teknologi Informasi, Sistem komunikasi, training pegawai serta integrasi sistem Teknologi Informasi Pemerintah Kabupaten. Bagi sektor publik, misi yang dilaksanakan adalah menjadi motor penggerak komunitas Teknologi Informasi & multimedia melalui program e-kebumen (www.e-kebumen.net).

Dengan demikian stakeholder yang terlibat dalam implementasi Teknologi Informasi yang menjadi tugas pokok dan fungsi Pengelolaan Data Elektronik Kabupaten Kebumen mencakup seluruh Satuan Kerja dan pegawai Pemerintah Kabupaten Kebumen dan masyarakat Kebumen pada umumnya serta pihak-pihak lain diluar komunitas Kebumen. Komunitas Teknologi Informasi & Multimedia Kebumen sendiri terdiri dari berbagai kalangan, baik pendidikan dan akademisi, pedagang/pengusaha, tokoh masyarakat, dan lain-lain.


Tahap Perencanaan & Tolok Ukur.

Sesuai dengan mekanisme yang telah ditetapkan, perencanaan sebuah proyek Teknologi Informasi biasanya dilaksanakan setidaknya setengah tahun sebelum tahun anggaran efektif. Pada tahap ini disusun konsep umum proyek, gambaran hasil dan dampak yang dihasilkan sesuai dengan cakupan proyeknya serta dukungan terhadap kebijakan dan performa daerah. Pada tahap ini overview dan concept proyek Teknologi Informasi disusun.

Idealnya sebuah pengembangan Teknologi Informasi didasari pada Master Plan & Blue Print yang telah ditetapkan sebelumnya. Namun pada prakteknya tidak bisa kondisi ideal itu diwujudkan. Daerah sebagai lembaga otonom tentu saja tetap menjadi bagian dari NKRI. Status ini menjadikan ketergantungan daerah pada kebijakan pusat, termasuk dalam pengembangan Teknologi Informasi Nasional. Master Plan & Blue Print menjadi sulit diwujudkan daerah secara konsisten karena Depkominfo baru mengeluarkannya pada tahun 2005 yang lalu. Sehingga pasca dikeluarkannya Master Plan & Blue Print pengembangan Teknologi Informasi & E-Government Nasional tersebut, daerah baru bisa benar2 menetapkan arah kebijakan pengembangan Teknologi Informasi & E-Government Daerah.

Namun di sisi lain, pengembangan Teknologi Informasi dalam pemerintahan daerah tetap harus dijalankan, ada atau tidak landasan strategis pengembangannya. Keberadaan struktural organisasi dan tatalaksana Pemerintah Daerah menuntut sebuah fungsi tetap dijalankan, demikian juga dengan keberadaan Satuan Kerja Pengelolaan Data Elektronik yang bertugas membantu Bupati dalam pembinaan dan pengembangan Teknologi Informasi Daerah. Sehingga pada akhirnya yang dapat dijadikan landasan implementasi Teknologi Informasi Daerah adalah Program Kerja Pengelolaan Data Elektronik yang disusun pada setiap tahunnya. Tentu saja konsistensi menjadi andalan agar arah kebijakan pengembangan Teknologi Informasi Daerah dapat dipertanggungjawabkan.

Pada kenyataannya penyusunan Program Kerja dan implementasinya dapat menjadi tidak konsisten ketika anggaran yang diajukan guna mendukung Program Kerja tahunan tersebut tidak disetujui. Akhirnya tolok ukur keberhasilan pengembangan Teknologi Informasi Daerah tergantung pada ada tidaknya anggaran yang dialokasikan di bidang Teknologi Informasi, baik untuk kepentingan internal Pemerintah Daerah maupun dalam rangka mencukupi pengembangan Teknologi Informasi publik. Semuluk dan sebagus apa pun Program Kerja disusun, namun bila tidak ada alokasi anggaran menjadi sangat berat, bahkan tidak mungkin dilaksanakan.

Tidak jarang penilaian Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) lebih banyak didominasi berbagai kegiatan rutin dan pembangunan yang berdana, disamping kemampuan melakukan improvisasi dengan memanfaatkan dana yang ada bagi keperluan obyektif lainnya.


Tahap Pengorganisasian

Ada dua model pengorganisasian dilaksanakan dalam pelaksanaan sebuah Information Technology Project Pemerintah Kabupaten Kebumen, yaitu :

1. Model Strategis, dimana keterlibatan orang-orang dalam proyek Teknologi Informasi Pemerintah Daerah ditetapkan untuk jangka panjang. Tidak mengenal batasan tahun anggaran. Landasan bekerja dari pengorganisasian ini umumnya ditetapkan dengan SK Bupati, karena melibatkan banyak Satuan Kerja lintas sektoral. Pada umumnya status struktural personil yang terlibat menjadi dasar penyusunan organisasi proyek Teknologi Informasi ini, seperti Bupati, Sekda, Kepala Badan/Dinas/Kantor, personil-personil lain yang dianggap cakap untuk proyek-proyek pengembangan Teknologi Informasi Pemerintah Daerah. Lebih banyak bersifat formil non teknis. Cakupannya pun tidak hanya pada satu proyek dengan anggaran tertentu, namun bisa lintas proyek.

Bentuk riilnya seperti Team telematika Pemerintah Kabupaten, Team fungsional pengelola Teknologi Informasi & E-Government yang berada permanen di Satuan Kerja masing-masing dan Team e-kebumen, yang merupakan organisasi gabungan perangkat Pemerintah Daerah, pendidikan dan publik.

2. Model Praktis, dimana keterlibatan orang-orang dikhususkan pada satu proyek tertentu yang dilaksanakan. Organisasi ini pada umumnya dibentuk selama proyek Teknologi Informasi dijalankan dan akan dibubarkan setelah suatu proyek Teknologi Informasi dinyatakan selesai. Pada umumnya team ini lebih banyak mengarah pada kegiatan teknis. Wujud nyatanya berupa panitia-panitia. Seperti Panitia pengadaan/panitia pemeriksa barang & jasa, panitia pelaksana teknis, dan team yang dibentuk oleh rekanan yang secara langsung berinteraksi dengan pihak-pihak yang terlibat dalam proyek Teknologi Informasi Pemerintah Kabupaten.


Tahap Pelaksanaan

Pada tahapan ini Pimpro dan team teknis yang terlibat menyusun user requirments sesuai dengan proyek yang dijalankan. Idealnya user requirments ini diwujudkan dalam sebuah dokumen khusus, namun pada prakteknya tidak semua proyek Teknologi Informasi disusun dokumen user requirment-nya. Dokumen User requirment lebih banyak disusun untuk proyek-proyek pengembangan Sistem Informasi & Database, sedangkan untuk proyek-proyek teknis lebih banyak mendasarkan pada dokumen Dana Alokasi Satuan Kerja (DASK) & Rencana Kerja Sementara (RKS) yang pada umumnya memuat spesifikasi teknis barang & jasa yang diperlukan.

Dalam prakteknya, user requirment ini lebih banyak dipakai dalam menjelaskan proyek Teknologi Informasi kepada para calon rekanan yang berminat (anweesing). Meski pada prakteknya terjadi beberapa penyesuaian non prinsipil setelah ditetapkan pemenang dalam proses pengadaan barang & jasa sesuai pertimbangan teknologi dan sumberdaya yang dimiliki oleh Pemerintah Kabupaten Kebumen. User requirment ini yang nantinya menjadi salah satu ukuran selesai atau tidaknya sebuah proyek Teknologi Informasi.

Atas dasar user requirments tersebut selanjutnya disusun perencanaan waktu, tenaga, biaya dan keperluan-keperluan teknis lainnya, termasuk pihak-pihak terkait yang terlibat secara administratif maupun teknis.

Selanjutnya pihak rekanan diwajibkan menyusun sebuah design awal berdasarkan penjelasan teknis pada user requirments. Pembahasan dilakukan bersama dengan team yang sudah dibentuk, yang tidak jarang melibatkan beberapa instansi/Satuan Kerja sekaligus. Pembahasan atas design ini diperlukan guna mengetahui kebutuhan riil dan kebutuhan tambahan dari keberadaan Sistem Informasi & Database yang akan dibangun/dikembangkan, terutama dalam pembangunan sebuah Sistem Informasi & Database yang melibatkan atau secara administratif menjadi proyek Satuan Kerja lain, non Pengelolaan Data Elektronik. Pembahasan ini sangat diperlukan mengingat Satuan Kerja yang terlibat merupakan pihak yang secara implementatif menjalankannya. Penyesuaian-penyesuaian tidak jarang dilakukan, terutama berkaitan dengan kebiasaan-kebiasaan yang sudah berlangsung di Satuan Kerja yang bersangkutan serta kemungkinan dilakukannya pemangkasan birokrasi.

Setelah disepakati dan dituangkan dalam bentuk Berita Acara, selanjutnya pembangunan sebuah proyek Teknologi Informasi dikerjakan secara teknis (Construction). Berbeda dengan yang dijalankan di beberapa daerah yang rela pekerjaan ini dinilai sesuai Surat Edaran Bersama Departemen Keuangan dan Bappenas mengenai nominal fee yang dihitung secara man/hours, proyek-proyek Teknologi Informasi Pemerintah Kabupaten Kebumen dihitung secara paket pekerjaan. Kebijakan ini sesuai dengan kemampuan anggaran Daerah serta relatif kecilnya alokasi dana bagi pengembangan Teknologi Informasi & E-Government Pemerintah Kabupaten Kebumen.

Untuk kegiatan pengembangan Sistem Informasi, kegiatan ini lebih banyak dilaksanakan oleh pihak rekanan. Namun untuk kegiatan networking dan fisik lainnya, keterlibatan team Pemerintah Kabupaten cukup tinggi. Hal ini dilakukan sebagai bagian dari salah satu transfer knowledge guna menghindari ketergantungan terhadap pihak rekanan.

Setelah sistem informasi terbentuk, maka dilakukan ujicoba secara bertahap hingga seluruh user requirment terpenuhi. Proses ini biasanya berlangsung cukup dinamis, karena implementasi Teknologi Informasi & E-Government pada beberapa bagian menyebabkan pemangkasan birokrasi yang seringkali kurang disukai oleh pihak yang merasa terancam eksistensi strukturalnya, disamping permintaan tambahan terhadap report dan integrasi database guna menghindari duplikasi.

Mengingat beberapa Sistem Informasi & Database tidak dikelola langsung oleh Pengelolaan Data Elektronik Kebumen, maka proses integrasi memerlukan pendekatan dan koordinasi yang tidak mudah, sehingga menyusun kebijakan dalam bentuk beberapa pedoman pengembangan Teknologi Informasi & E-Government (Sistem Informasi & Database, networking dan Domain/Sub domain) yang ditandatangani oleh Bupati menjadi solusi efektif. Permasalahan yang timbul pada umumnya karena kekhawatiran terhadap security dan privacy Satuan Kerja yang memiliki database tersebut.

Proses akhir adalah serah terima proyek, dimana secara teknis dilakukan pengecekan & pengujian teknis dan administratif oleh panitia anggaran yang dalam formasinya mencakup beberapa Satuan Kerja teknis termasuk Satuan Kerja yang membangun & mengembangkan Sistem Informasi. Sesuai ketentuan yang ada dan pada prakteknya, rekanan masih memiliki kewajiban untuk melakukan maintenance dan pendampingan selama satu tahun terhitung mulai diserahterimakannya proyek tersebut. Klausul ini memungkinkan dilakukannya penambahan fitur-fitur, terutama pada reporting secara proporsional.


Proses dari beberapa tahap di atas diiringi dengan pemenuhan dokumen administratif sebagaimana ditetapkan dengan peraturan yang berlaku. Permasalahan yang timbul adalah ketika sebuah Sistem Informasi dibangun sendiri dan ada kesan tertutup oleh Satuan Kerja. Pada umumnya user requirment tidak disusun, sehingga pengerjaannya berlarut-larut. Bahkan pada beberapa hasil proyek mengharuskan Satuan Kerja yang bersangkutan mengalokasikan proyek Teknologi Informasi baru guna melengkapi kekurangan yang ada pada Sistem Informasi yang sudah dibangun sebelumnya. Perubahan signifikan pada kebijakan nasional yang berdampak pada penyesuaian Sistem Informasi juga menyebabkan dimunculkannya proyek Teknologi Informasi baru yang sebenarnya bisa diantisipasi melalui pengembangan opsi pada setiap pembuatan Sistem Informasi. Untuk itu memang diperlukan SDM yang memang benar-benar mampu mengelola Teknologi Informasi & E-Government.


Dengan demikian secara nyata terbukti bahwa Information Technology Project Management cukup signifikan untuk diimplementasikan dalam sistem keproyekan Pemerintah Daerah. Tinggal bagaimana perilaku birokrasi itu sendiri. Ada kemauan atau tidak.

Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Pengertian
Sistem Informasi Manajemen (SIM)
- SIM terutama melayani fungsi perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan di tingkat manajemen

- SIM merangkum dan melaporkan operasi-operasi dasar dari perusahaan

- SIM biasanya melayani manajer yang tertarik pada hasil-hasil mingguan, bulanan, dan tahunan


Sistem Pendukung (pengambilan)Keputusan (SPK)
- SPK membantu para manajer untuk mengambil keputusan yang semi-terstruktur, unik, atau berubah dengan cepat, dan tidak dapat ditentukan dengan mudah di awal

- SPK lebih memiliki kemampuan analisis dibandingkan sistem lain



Karakteristik Sistem Informasi Manajemen
- SIM mendukung pengambilan keputusan terstruktur pada tingkat kendali operasional dan manajemen. Juga berguna untuk tujuan-tujuan perencanaan bagi manajer senior

- Biasanya berorientasi pada pelaporan dan pengendalian

- SIM bergantung pada basis data dan alur data yang telah tersedia di perusahaan

- SIM memiliki kapabilitas analitik

- SIM secara umum membantu dalam pengambilan keputusan menggunakan data saat ini dan masa lalu

- SIM bisa memiliki orientasi internal atau eksternal


Jenis Sistem Informasi
Terdapat bermacam-macam sistem informasi, sesuai dengan tingkatan manajemen dan fungsi bisnisnya, sebagaimana terlihat pada ilustrasi berikut


Siklus Hidup Pengembangan
Metode pengembangan Sistem Informasi meliputi beberapa tahap secara umum sebagai berikut

1. Perencanaan

2. Analisis

3. Perancangan

4. Pengembangan

5. Penggunaan


Tahap Perencanaan
Tujuan

1. menentukan ruang lingkup proyek

2. mengenali berbagai area permasalahan potensial

3. mengatur urutan tugas

4. membuat dasar untuk pengendalian


Tahap Analisis
Tujuan : penelitian sistem yang telah ada dengan target merancang sistem yang baru atau diperbarui

Langkah-langkah :

1. sosialisasi penelitian sistem

2. pengorganisasian tim proyek

3. mendefinisikan kebutuhan sistem informasi

4. menyiapkan usulan rancangan

5. menerima / menolak rancangan


Tahap Perancangan
Tujuan : menentukan operasi dan data yang dibutuhkan oleh sistem baru

Langkah :

1. menyaipakan rancangan sistem terperinci

2. mengidentifikasi berbagai alternatif konfigurasi sistem

3. mengevaluasi berbagai alternatif sistem

4. memilih konfigurasi terbaik

5. menyiapkan usulan penerapan


Tahap Pengembangan
Tujuan : memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan sebuiah sistem yang bekerja

Langkah :

1. merencanakan pengembangan

2. mendapatkan sumberdaya perangkat keras dan lunak

3. menyiapkan basisdata

4. melatih pengguna

5. masuk ke sistem baru


Tahap Penggunaan
Tujuan : menggunakan sistem baru, melakukan penelitian formal untuk menilai sejauh mana kinerja sistem baru dan memeliharanya

Langkah :

1. menggunakan sistem baru

2. mengaudit sistem baru

3. memelihara : memperbaiki kesalahan, memutakhirkan, dan meningkatkan lagi sistem

GanttPV Software Open Source Untuk memanage Manajemen Proyek(1-pengenalan)

Untuk mengatur penjadwalan dalam sebuah proyek pembuatan software dibutuhkan sebuah perangkat lunak untuk mencatat seluruh kegiatan yang dilakukan dalam sebuah projek. Hal-hal yang perlu Dalam menajemen proyek antara lain penjadwalan, staffing, controlling, monitoring.
GanttPV merupakan software Scheduling yang berlisensi Free yang dapat di download melalui http://www.pureviolet.net/ganttpv . Software ini banyak digunakan karena mudah cara mengerjakannya. Update software ini adalah versi beta GanttPV 0.8 yang dirilis pada tanggal 6 Maret 2007. bagi yang tertarik silakan saja menghubungi brian@pureviolet.net. Untuk sementara ini penulis memakai yang versi 0.7 yang dapat didownload pada alamat diatas. Mengapa GanttPV ini banya dipakai manager proyek untuk memanage proyeknya? Hal ini disebabkan GanttPV dapat membantu manager dalam hal sebagai berikut :
- Scheduling. Dengan Ganttpv para manajer dapat menggambarkan tugas, jangka waktu tugas, ketergantungan, start point, dan liburan. yang didasarkan pada informasi Ini Ganttpv mengkalkulasi tugas end point dan menciptakan suatu bagan Gantt yang dapat digunakan untuk komunikasi ketika tugas proyek harus diselesaikan.
- Task Assignments. Ganttpv dapat membantu para manajer berpikir melalui tugas-tugas untuk mengidentifikasi resource dan menugaskan resource ke tugas yang ada pada proyek. Hal ini mengalokasikan jam pada masing-masing resource ditugaskan dan mengkalkulasi ringkasan total oleh Tugasyang dilaksanakan resource disetiap hari atau setiap minggunya.
- Project Monitoring. Ganttpv dapat digunakan untuk memonitor biaya dan produktivitas regu. [Itu] dapat mengkalkulasi pandangan biaya dan jam nilai yang didapat [oleh/dengan] minggu. [Itu] juga mengkalkulasi jalur kritis [yang] mencakup waktu mulur dan pelampung cuma-cuma untuk masing-masing tugas.
GanttPV versi 0.7 memeliki kenuntungan antara lain :
1. Mudah cara mengintallnya. Dengan mengintall file exe GanttPV sudah siap digunakan.
2. Dapat digunakan pada multi platform yaitu windows, linux dan Mac OS, hal ini dikarenakan software GanttPV dipakai dengan bahasa pemrograman WXPython
3. Berlisensi GNU GPL atau 100 % gratis sehingga tidak lagi kebingungan untuk memikir beli software scheduling yang harganya mahal.
4. dimungkinkan bisa dikembangkan programnya dengan bahasa Phyton.